Laatst gewijzigd op
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren en gaan daar zorgvuldig mee om. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.
Het beleid geldt voor bezoekers van onze website, (potentiële) klanten, contactpersonen van zakelijke klanten en andere personen met wie wij contact hebben. Wij verwerken persoonsgegevens in twee rollen:
Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse uitvoeringswet.
Matreon IT is een webhosting- en MSP-bedrijf (managed service provider) en de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid worden beschreven.
E-mail voor privacyvragen: [email protected]
Wij verwerken uitsluitend gegevens die u zelf aan ons verstrekt of die ontstaan door het gebruik van onze diensten.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens) en vragen daar ook niet om. Als een klant zelf dergelijke gegevens op onze systemen opslaat, doen wij dat als verwerker in opdracht van die klant.
Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden hieronder en alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| Offertes opstellen en overeenkomsten sluiten | Contact-, identiteits- en contractgegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Hosting- en beheerdiensten leveren, accounts aanmaken | Account-, contract- en technische gegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Facturering, betalingen en incasso | Contact-, financiële gegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Boekhouding en belastingaangifte | Financiële en contractgegevens | Wettelijke verplichting |
| Klantenservice en supporttickets | Communicatie- en technische gegevens | Uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging van netwerken en servers, misbruik en fraude voorkomen, logging | Technische gegevens, IP-adressen | Gerechtvaardigd belang |
| Storingen en incidenten melden aan klanten | Contact- en technische gegevens | Uitvoering van een overeenkomst |
| Informatie over onze diensten aan bestaande klanten | Contactgegevens | Gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrief en commerciële berichten aan niet-klanten | E-mailadres | Toestemming |
Steunen wij ons op een gerechtvaardigd belang, dan hebben wij dat afgewogen tegen uw privacy. U kunt altijd bezwaar maken (zie hoofdstuk 11). Gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen.
Voor de gegevens die klanten op onze hosting- en beheerplatformen opslaan, zijn wij verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt bijvoorbeeld voor websites, e-mailboxen, databases, back-ups en beheerde werkplekken van de klant.
In die rol:
Bent u betrokkene bij gegevens die een klant van ons op onze systemen verwerkt, dan kunt u uw verzoek het beste direct aan die klant richten. Wij verwijzen verzoeken die ons bereiken door.
Onze website gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies en geen tracking cookies. Wij gebruiken geen Google Analytics en geen andere analysediensten of advertentie- en socialmediatrackers die uw gedrag over websites heen volgen.
Strikt noodzakelijke cookies zijn nodig om de website of klantomgeving te laten werken, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden, uw sessie te beveiligen of uw taalkeuze te onthouden. Voor deze cookies is volgens de Telecommunicatiewet geen toestemming nodig. Daarom tonen wij geen cookiebanner.
| Soort cookie | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Sessiecookie | Ingelogd blijven in de klantomgeving | Tot sluiten van de browser of uitloggen |
| Beveiligingscookie | Bescherming tegen misbruik (bijvoorbeeld CSRF-token) | Duur van de sessie |
| Voorkeurscookie | Onthouden van technische instellingen zoals taal | 1 jaar na laatste bezoek |
U kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via uw browserinstellingen. Sommige onderdelen van onze klantomgeving werken dan mogelijk niet meer.
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die wij nodig hebben om onze diensten te leveren, of als de wet dat verplicht.
Een actuele lijst van onderverwerkers is op aanvraag beschikbaar via [email protected].
Wij verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een leverancier, zoals een payment processor of softwareaanbieder, gegevens naar een land buiten de EER doorgeeft, doen wij dat alleen met een passende waarborg. Dat is een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor deelnemende Amerikaanse bedrijven, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen waar nodig.
Uw hosting- en klantdata blijven op de locaties die in uw overeenkomst zijn vastgelegd.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verwerken, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen en financiële administratie | 7 jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht) |
| Contract- en klantgegevens | Duur van de overeenkomst, daarna 24 maanden |
| Supporttickets en correspondentie | Duur van de overeenkomst, daarna 24 maanden |
| Server- en toegangslogs | Maximaal 365 dagen |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afronding van de procedure (met toestemming maximaal 1 jaar) |
| Nieuwsbriefinschrijving | Tot uitschrijving |
| Klantdata op onze hosting- en beheerplatformen | Volgens verwerkersovereenkomst; na einde overeenkomst verwijderd of geretourneerd binnen 30 dagen |
Daarna verwijderen wij de gegevens of anonimiseren wij ze.
Wij beveiligen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico. Denk aan:
Constateren wij een inbreuk op persoonsgegevens, dan beoordelen wij direct de risico's. Zo nodig melden wij de inbreuk binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen. Bij gegevens die wij als verwerker beheren, informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging.
Vermoedt u een datalek of beveiligingsprobleem? Meld dat direct via [email protected].
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
Stuur uw verzoek naar [email protected]. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek complex, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Het gebruik van uw rechten is kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.
Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected], zodat wij het kunnen oplossen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten, andere leveranciers of wijzigende wetgeving. De actuele versie staat altijd op onze website met de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten rechtstreeks.
Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026.
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact met ons opnemen